Все об архивохранилищах

Что такое архивохранилище? Каким нормам оно должно соответствовать? На что обратить внимание, выбирая место для хранения ваших бумаг. Попробуем разобраться.


Что собой представляет архивохранилище?


Все понимают, что архив документов организации должен где-то храниться. Некоторые компании используют для этих целей собственные помещения: выделяют отдельную комнату или просто размещают папки «по шкафам». Второй вариант вообще никуда не годится, а первый хорош только в том случае, если вы можете обеспечить этому помещению полную сохранность.


Но некоторые компании решают доверить хранение профессионалам. И вот тут наступает время архивохранилищ. Это современные помещения, предназначенные специально для размещения и долговременного сбережения важных бумаг.


Каким должно быть архивохранилище?


Разумеется, прежде всего, надежным. Оно должно защищать бумаги от самых разных напастей: доступа третьих лиц, огня, насекомых, нерадивости сотрудников компании, микроорганизмов и других проблем. 


Поэтому, прежде всего, это помещение должно быть оборудовано противопожарной и охранной сигнализацией. Убедитесь в том, что внутрь, действительно не будут пускать никого.


Очень важно, чтобы в залах поддерживался необходимый температурно-влажностный режим, оптимальный для хранения документов.


Следующий пункт: мебель. Она должна быть металлической (так как только в ней не заведутся насекомые, плесень и другие биологические виды). Кроме того, ее форма должны быть предельно простой, чтобы избежать скопления пыли и грязи.


Важно, чтобы в компании очень четко прослеживалась логика хранения бумаг, чтобы вам предоставлялись все необходимые папки и коробки.


Не менее серьезный вопрос: каталог. Он должен вестись в электронном и печатном виде. Кроме того, он должен быть понятным не только для профессионалов, но и для вас.


На что еще обратить внимание?


Большим преимуществом будет тот факт, что компания, осуществляющая услуги хранения документов, предоставляет своим клиентам возможность поработать прямо на территории хранилища (обычно это бывают отдельные комфортабельные комнаты с рабочими столами), а также по необходимости могут привезти нужные «файлы» в офис к клиенту.


Репутация компании тоже важна. Лучше доверять тем, кто работает на этом рынке не первый день. Особенной солидностью отличаются те фирмы, которые работают с государственными организациями и осуществляют хранение на общероссийском уровне.


Чем больше положительных отзывов заслужила фирма, тем лучше. Помните, что безопасность ваших документов в ваших руках, а значит, и в руках архивохранилища, которому вы отдадите предпочтение.